"ย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิมให้หน่อยได้ไหม" เป็นคำถามแรกที่เจ้าของร้านยาถามเมื่อคิดจะเปลี่ยนโปรแกรมร้านขายยา และเข้าใจได้ ร้านหนึ่งมีสินค้าเป็นพันรายการ แต่ละตัวมีหน่วยขาย ราคาทุน ราคาขาย ล็อต และวันหมดอายุ การนั่งคีย์ใหม่ทั้งหมดกินเวลาหลายคืน และคีย์ผิดได้ทุกบรรทัด
โปรแกรมร้านยาเกือบทุกตัวส่งออกรายการสินค้าเป็นไฟล์ได้ และไฟล์นั้นคือสิ่งที่ใช้ย้ายข้อมูล บทความนี้เล่าว่าย้ายอะไรได้บ้าง ควรเตรียมอะไรก่อนกดส่งออก และหน้าจอย้ายข้อมูลสินค้าของ Curalink ทำงานอย่างไรทีละขั้น
ย้ายข้อมูลโปรแกรมร้านขายยา ย้ายอะไรได้บ้าง
สิ่งที่ย้ายได้คือทุกอย่างที่อธิบาย "ของในร้าน" ได้แก่ ชื่อสินค้า บาร์โค้ด หน่วย ราคาทุน ราคาขาย จำนวนสต็อก เลขล็อต และวันหมดอายุ เท่าที่ไฟล์จากโปรแกรมเดิมมีให้ บางโปรแกรมส่งออกทุกอย่างในไฟล์เดียว บางโปรแกรมแยกเป็นหลายไฟล์ เช่น รายการสินค้า สต็อกกับต้นทุน วันหมดอายุ และราคาขาย หน้าจอจะขอทีละไฟล์ และบอกว่าแต่ละไฟล์ให้ข้อมูลอะไร ไฟล์ไหนจำเป็น ไฟล์ไหนมีก็ส่งได้
เมื่อส่งหลายไฟล์ ระบบอ่านตามลำดับ ค่าแรกที่เจอจะถูกใช้ ไฟล์ที่มาทีหลังเติมเฉพาะช่องที่ยังว่าง จึงไม่ทับข้อมูลที่ให้ไว้แล้ว
สิ่งที่ไม่ต้องย้าย และไม่ควรส่งมา
หน้าจอย้ายข้อมูลรับเฉพาะสินค้าและสต็อก ไม่รับไฟล์ลูกค้าหรือใบสั่งยา ถ้าไฟล์ที่ส่งมาดูเหมือนรายชื่อลูกค้า ระบบจะบอกให้ส่งเฉพาะสินค้าและสต็อกแทน เหตุผลคือข้อมูลลูกค้าและประวัติการใช้ยาเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ร้านต้องดูแลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ควรถูกส่งไปมาเป็นไฟล์
ประวัติการขายย้อนหลังก็ไม่ต้องส่งออกมา ไฟล์จะใหญ่เกินจำเป็นโดยไม่ได้ช่วยสร้างรายการสินค้า ส่วนสมุดหรือบัญชีที่ร้านต้องเก็บตามกฎหมาย ให้เก็บฉบับเดิมไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด การเปลี่ยนโปรแกรมไม่ได้ทำให้หน้าที่นั้นหมดไป
ไฟล์ที่ส่งมาถูกใช้เพื่อสร้างรายการสินค้าเท่านั้น ราคาทุนเป็นความลับของร้าน ไม่เปิดให้ผู้จำหน่ายเห็นและไม่เอาไปรวมกับตัวเลขของร้านอื่น
ก่อนกดส่งออกจากโปรแกรมเดิม
ใช้เวลาสิบนาทีตรงนี้ช่วยประหยัดได้หลายชั่วโมงทีหลัง ส่งออกเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV เลือกส่งออกเฉพาะสาขาที่จะย้ายก่อน และถ้าโปรแกรมเดิมให้เลือกคอลัมน์ได้ ให้ติ๊กล็อตและวันหมดอายุมาด้วย เพราะเป็นข้อมูลที่หาที่อื่นไม่ได้
ไม่ต้องลบสินค้าที่เลิกขายออกจากไฟล์เอง ตอนตรวจไฟล์ มีตัวเลือกไม่เอาสินค้าที่ไม่ได้ขายมาสองปีแล้ว ระบบบอกว่าตัดออกไปกี่รายการ และนำกลับเข้ามาได้ภายหลัง
หน้าจอย้ายข้อมูลสินค้า ทำงานอย่างไร
เริ่มจากเลือกว่ารายการสินค้าอยู่ที่ไหนตอนนี้ หน้าจอแบ่งเป็นโปรแกรมร้านยา โปรแกรมขายหน้าร้าน และระบบโรงพยาบาล รวม 14 โปรแกรม พร้อมตัวเลือกไฟล์ Excel หรือ Google Sheets แบบใดก็ได้ที่มีสินค้าบรรทัดละรายการ ถ้ายังไม่มีไฟล์เลย ดาวน์โหลดไฟล์ Excel เปล่าที่ตั้งชื่อคอลัมน์ไว้ให้แล้วได้ สำหรับโปรแกรมที่อยู่ในรายการ มีวิธีดึงไฟล์ออกจากโปรแกรมนั้นให้อ่านก่อน
เมื่อวางไฟล์ ระบบเดาว่าคอลัมน์ไหนคือข้อมูลอะไรจากหัวตาราง และแก้ได้ถ้าเดาผิด คุณจะเห็น 10 รายการแรกตามที่จะบันทึกจริง และตอบคำถามครั้งเดียวสำหรับทั้งไฟล์ เช่น ราคาในไฟล์รวม VAT แล้วหรือยัง หรือร้านไม่ได้จด VAT และถ้าบรรทัดไหนไม่บอกหน่วยให้นับเป็นอะไร ถ้าระบบไม่รู้ว่าหนึ่งแพ็กมีกี่หน่วย ก็จะถามเฉพาะรายการนั้น
สินค้าที่มีสต็อกแต่ไม่มีวันหมดอายุ ระบบยังไม่สร้างจนกว่าคุณจะกรอกวันที่จากกล่อง เพราะล็อตที่ไม่มีวันหมดอายุ หน้าขายจะไม่จ่ายตัวที่ใกล้หมดอายุก่อนและไม่เตือนคุณ ส่วนรายการที่คล้ายกันมากจนระบบไม่แน่ใจ จะถูกพักไว้ให้คุณตัดสินเองว่าเป็นตัวไหน สร้างเป็นสินค้าใหม่ หรือพักไว้ก่อน
หลังนำเข้า ยังมีขั้นที่ทำต่อทีหลังได้ คือ ราคาขายของรายการที่ยังไม่มีราคา และบาร์โค้ดของบรรจุภัณฑ์ที่ยังไม่มีรหัส ซึ่งสแกนได้ทีละกล่อง ยาแบ่งขายหรือยาแบ่งบรรจุที่ไม่มีบาร์โค้ดก็ระบุได้ว่าไม่มี ระบบจะเลิกถาม
โปรแกรมเดิมไม่อยู่ในรายการ หรือไฟล์อ่านไม่ออก
ไม่ต้องเปิดไฟล์มาจัดรูปแบบใหม่ ไม่ว่าโปรแกรมเดิมจะส่งออกมาเป็นไฟล์แบบไหน วางทุกไฟล์ที่ส่งออกมาได้เลย หลายไฟล์พร้อมกันก็ได้ นามสกุลอะไรก็ได้
รูปแบบที่ระบบยังไม่รู้จักใช้เวลานานกว่าโปรแกรมที่อยู่ในรายการ เพราะสินค้าแต่ละรายการถูกตรวจกับฐานข้อมูลอ้างอิงมาตรฐาน แล้วจึงกลับมาให้คุณตรวจและยืนยันเองเหมือนไฟล์แบบอื่น
คุณไม่ต้องรอหน้าจอ ปิดหน้านี้แล้วขายหน้าร้านต่อได้ ไม่มีอะไรสูญหาย
ใช้โปรแกรมเดิมคู่กันไปก่อน แล้วเลือกวันเปลี่ยนเอง
ระหว่างย้ายข้อมูล ขายที่โปรแกรมเดิมต่อได้ตามปกติ หน้าเคาน์เตอร์ไม่ต้องเปลี่ยนอะไรในวันนั้น วิธีที่ปลอดภัยคือย้ายสินค้าเข้ามา แล้วหยิบยาที่ขายบ่อยกับยาราคาแพงจากชั้นมาเทียบจำนวนกับระบบใหม่ ถ้าตรง ค่อยเลือกวันที่ลูกค้าน้อยเป็นวันเริ่มขายจริง และหลังจากนั้นการนับวันละไม่กี่รายการช่วยให้ตัวเลขตรงต่อไป
ร้านหลายสาขาเริ่มทีละสาขาได้ ให้สาขาแรกใช้ระบบใหม่ สาขาอื่นยังใช้โปรแกรมเดิม จนมั่นใจว่าตัวเลขตรงและพนักงานคุ้นมือ
การยืนยันนำเข้าสร้างล็อตและสต็อกจริงในสาขา จึงทำได้เฉพาะเจ้าของร้านหรือผู้จัดการ และหน้าจอย้ายข้อมูลสินค้าใช้ได้ในแพ็กเกจ Free
คำถามที่พบบ่อย
ต้องจ้างใครมาย้ายข้อมูลให้ไหม
ไม่ต้อง คุณส่งออกไฟล์จากโปรแกรมเดิมแล้ววางไฟล์ในหน้าย้ายข้อมูลสินค้าด้วยตัวเอง และคุณเป็นคนตรวจก่อนยืนยันทุกครั้ง
โปรแกรมเดิมส่งออกได้แต่ไฟล์ PDF หรือรายงานหน้าตาแปลก ๆ ทำอย่างไร
วางไฟล์นั้นได้เลย หน้าจอรับไฟล์ทุกนามสกุลและหลายไฟล์พร้อมกัน สินค้าแต่ละรายการถูกตรวจกับฐานข้อมูลอ้างอิงมาตรฐานก่อนกลับมาให้คุณยืนยัน ใช้เวลานานกว่าไฟล์ Excel แต่ร้านขายต่อได้ระหว่างนั้น
ย้ายรายชื่อลูกค้าและประวัติการซื้อมาด้วยได้ไหม
หน้าจอนี้รับเฉพาะสินค้าและสต็อก ไม่รับไฟล์ลูกค้าหรือใบสั่งยา เพราะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลลูกค้าประจำบันทึกใหม่ได้ในระบบเมื่อเขามาซื้อครั้งถัดไป
ถ้าย้ายแล้วตัวเลขสต็อกไม่ตรงกับของบนชั้น
จึงควรใช้โปรแกรมเดิมคู่กันไปก่อน และนับของจริงบางรายการเทียบกับระบบใหม่ก่อนวันเปลี่ยน รายการที่ไม่ตรงปรับได้ในระบบ โดยไม่ต้องนำเข้าทั้งไฟล์ใหม่
ย้ายข้อมูลแล้ว ถ้าวันหนึ่งอยากเลิกใช้ ข้อมูลเป็นของใคร
ข้อมูลเป็นของร้าน ไม่ว่าจะเลือกแพ็กเกจไหน ข้อมูลก็ยังอยู่กับร้าน
บริหารร้านยาให้ฉลาดขึ้น
POS คลังสินค้า และการทำตามมาตรฐาน ครบในแพลตฟอร์มเดียว ทดลองใช้ Smart ฟรี 30 วัน (1 สาขา)