ตรวจนับสต็อกร้านขายยา ต้องปิดร้านทั้งวันจริงหรือ วันที่ติดป้าย "ปิดนับสต็อก" ลูกค้าประจำก็ต้องไปซื้อยาที่อื่น และพอนับเสร็จก็ยังมีบางรายการที่ตัวเลขไม่ตรง เพราะมีคนหยิบของไปขายก่อนจะได้กรอกเข้าโปรแกรม
อีกทางคือนับไม่กี่รายการทุกวัน จนครบทั้งร้านภายในรอบที่กำหนด วิธีนี้ไม่ใช่ของใหม่ ร้านค้าปลีกที่ปิดร้านนับของไม่ได้ก็ใช้กันมานาน ร้านยาใช้หลักเดียวกันได้ โดยไม่ต้องเพิ่มคน บทความนี้อธิบายหลักนี้สำหรับร้านยา และเล่าขั้นตอนจริงบนหน้าจอนับสต็อกของ Curalink ตั้งแต่เลือกรายการจนถึงการปรับยอด
ทำไมนับสต็อกประจำปีถึงต้องปิดร้าน
เหตุผลจริงไม่ได้อยู่ที่ของเยอะ แต่อยู่ที่ตัวเลขขยับระหว่างนับ สมมติคุณนับยาแก้ไอได้ 12 ขวดตอนสิบโมง แล้วมากรอกตอนเที่ยง ระหว่างนั้นขายไปแล้วสองขวด ถ้าโปรแกรมเอา 12 ไปทับยอดในระบบ สองขวดที่ขายไปจะ "กลับมา" บนกระดาษ ทั้งที่ไม่มีอยู่บนชั้นแล้ว ร้านส่วนใหญ่จึงเลือกปิดร้าน เพื่อให้ไม่มีอะไรขยับระหว่างนับ
อีกปัญหาคือนับทั้งร้านในวันเดียวทำให้คนเหนื่อยและเริ่มนับลวก ๆ ช่วงบ่าย รายการที่นับผิดมักเป็นของที่วางหลายจุด หรือมีอีกล็อตซ่อนอยู่ด้านในชั้น
ตรวจนับสินค้าแบบหมุนเวียน คืออะไร
การตรวจนับแบบหมุนเวียน คือการแบ่งสินค้าทั้งร้านออกเป็นชุดเล็ก แล้วนับวันละชุด จนครบทุกรายการภายในรอบที่กำหนด แทนที่จะนับทุกอย่างพร้อมกันปีละครั้ง ข้อดีคือแต่ละวันใช้เวลาไม่นาน ทำได้ระหว่างช่วงที่ลูกค้าน้อย และเจอปัญหาเร็วกว่าการรอถึงสิ้นปี
ใน Curalink ค่าเริ่มต้นคือเสนอให้นับ 20 รายการต่อรอบ และถือว่าสินค้าที่ไม่ได้นับเกิน 90 วันควรถูกนับในรอบถัดไป ทั้งสองค่านี้เจ้าของร้านปรับเองได้ในหน้าตั้งค่าเกณฑ์การนับสต็อก ร้านเล็กอาจนับน้อยกว่านี้ ร้านที่ของเยอะอาจเพิ่มจำนวนต่อรอบ
วันนี้ควรนับอะไรก่อน
ถ้าให้คนเลือกเอง เรามักนับชั้นที่อยู่ใกล้มือ ส่วนมุมที่ของแพงหรือขายเร็วกลับไม่ค่อยได้นับ เมื่อกดปุ่ม "เริ่มรอบนับหมุนเวียน" ระบบจะเลือกรายการให้จากสินค้าที่มีสต็อกอยู่ในสาขานั้น โดยดูสี่เรื่องประกอบกัน
- นานแค่ไหนแล้วที่ไม่ได้นับ รายการที่ยังไม่เคยนับเลยมาก่อน
- ขายเร็วแค่ไหนในช่วง 30 วันที่ผ่านมา ของที่หมุนเร็วตัวเลขคลาดง่าย
- มูลค่าที่วางอยู่บนชั้น คิดจากจำนวนคูณราคาทุน
- เคยมีผลต่างในรายการนี้มาก่อนหรือไม่ในช่วง 90 วัน
ถือมือถือไปนับที่ชั้นวาง
คนนับไม่ต้องยกโน้ตบุ๊กไปที่ชั้น บนหน้าจอนับสต็อกที่คอมพิวเตอร์ กด "นับด้วยมือถือ" ระบบจะแสดง QR ให้สแกน มือถือเปิดรอบการนับนั้นได้ทันที แสดงเฉพาะรายการในรอบนั้น และหน้าจอคอมพิวเตอร์จะตามดูว่านับไปถึงไหนแล้ว
ตอนนับ คนนับจะไม่เห็นตัวเลขในระบบก่อน หน้าจอเขียนไว้ว่า "กรอกจำนวนที่เห็นบนชั้นวาง ระบบจะแสดงผลต่างหลังบันทึก" วิธีนี้กันไม่ให้คนนับเผลอกรอกตามตัวเลขที่เห็น สินค้าหนึ่งตัวมีหลายล็อตก็นับรวมกันทุกล็อต ถ้าเจอกล่องที่ไม่อยู่ในรายการ สแกนบาร์โค้ดเพื่อเพิ่มเข้ารอบได้ (ส่วนนี้ต้องต่ออินเทอร์เน็ต)
หลังร้านสัญญาณไม่ดีก็นับต่อได้ ตัวเลขที่บันทึกจะเก็บไว้ในมือถือก่อน แล้วส่งเข้าระบบเองเมื่อกลับมาออนไลน์
หน้าร้านขายต่อได้ ตัวเลขไม่เพี้ยน
นี่คือจุดที่ทำให้ไม่ต้องปิดร้าน ระบบไม่เอาตัวเลขที่นับได้ไปทับยอดในระบบตรง ๆ แต่จะปรับเฉพาะ "ผลต่าง" ระหว่างของบนชั้นกับยอดในระบบ ณ เวลาที่นับ ถ้านับได้ 12 ตอนที่ระบบควรมี 13 ระบบจะลดลงหนึ่ง ส่วนสองขวดที่ขายหลังจากนั้นยังถูกหักไว้ตามเดิม
แม้มือถือจะส่งตัวเลขช้าเพราะออฟไลน์อยู่ ระบบก็ย้อนดูการเคลื่อนไหวของสต็อกเพื่อหายอดที่ควรมี ณ เวลาที่นับจริง ไม่ใช่เวลาที่ส่ง ในหน้าตรวจผลต่าง เจ้าของร้านจะเห็นด้วยว่ามีการขายหรือรับของกี่หน่วยหลังการนับ และระบบเก็บการเคลื่อนไหวเหล่านั้นไว้ตามจริง
ผลต่างมากเกินไป นับซ้ำก่อน
ร้านยาส่วนใหญ่รู้ดีว่าผลต่างก้อนใหญ่มักไม่ได้แปลว่าของหาย แต่แปลว่ามีอีกกล่องวางอยู่ด้านในหรืออีกจุดหนึ่ง ระบบจึงตั้งเกณฑ์ไว้ ค่าเริ่มต้นคือผลต่างเกิน 5 หน่วย หรือเกิน 1,000 บาทเมื่อคิดด้วยราคาทุน รายการนั้นจะถูกขอให้นับซ้ำ พร้อมคำแนะนำให้ลองหยิบของมานับอีกครั้ง ถ้านับแล้วได้เท่าเดิมจริง ก็ยืนยันจำนวนเดิมได้
เกณฑ์ทั้งสองปรับได้ในหน้าตั้งค่า เพราะยาบางตัวกล่องละหลายพันบาท ผลต่างกล่องเดียวก็สมควรดูซ้ำ ส่วนของชิ้นละไม่กี่บาท สิบชิ้นก็อาจไม่ต้องเสียเวลา
เจ้าของร้านเป็นคนตัดสิน ก่อนที่สต็อกจะเปลี่ยน
การนับไม่ได้แก้ยอดสต็อกทันที ผู้ช่วยหรือพนักงานหน้าร้านนับได้ แต่การตัดสินผลต่างทำได้เฉพาะผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการ ในหน้าจัดการผลต่างสต็อก แต่ละรายการมีให้เลือกสามทาง คือ ใช้ตัวเลขที่นับได้ ใช้ตัวเลขในระบบ หรือให้นับใหม่ และไม่มีอะไรเปลี่ยนจนกว่าจะกดบันทึก
ก่อนบันทึก ระบบบอกว่าสต็อกจะเปลี่ยนจากเท่าไรเป็นเท่าไร คิดเป็นมูลค่าเท่าไร และจะไปปรับที่ล็อตไหน พร้อมวันหมดอายุของล็อตนั้น ถ้าล็อตถูกถอนออกจากการขายหลังการนับ เช่น ถูกกักกันหรือเรียกคืน ระบบจะเตือนว่าผลต่างนั้นอาจไม่ใช่ความผิดพลาดในการนับ
สำหรับยาที่ร้านต้องลงบัญชีตามกฎหมาย หน้าจอจะให้เขียนหมายเหตุของรายการนั้น เช่น บัญชีกระดาษลงไว้เท่าไร และตรวจอะไรมาแล้วบ้าง เพื่อให้ย้อนดูได้ภายหลัง
ทำให้เป็นนิสัยของร้าน
สิ่งที่ทำให้การนับหมุนเวียนได้ผลคือความสม่ำเสมอ ไม่ใช่ความเร็ว เลือกช่วงเวลาที่ลูกค้าน้อยของร้านคุณ เช่น หลังเปิดร้านหรือบ่ายแก่ ๆ แล้วนับรอบละไม่กี่นาทีทุกวัน งานที่เคยกองไว้ปลายปีจะถูกเกลี่ยออกไปทั้งปี และตัวเลขสต็อกที่ใช้สั่งของในแต่ละสัปดาห์จะใกล้ของจริงมากขึ้น
หน้าจอนับสต็อกอยู่ในเมนูสต็อก ใช้ได้ทุกแพ็กเกจรวมถึง Free
คำถามที่พบบ่อย
นับสต็อกระหว่างที่หน้าร้านยังขายอยู่ ตัวเลขจะผิดไหม
ไม่ผิด เพราะระบบปรับเฉพาะผลต่างระหว่างของบนชั้นกับยอดที่ควรมี ณ เวลาที่นับ การขายที่เกิดหลังการนับยังถูกหักไว้ตามจริง จึงไม่ต้องปิดร้านหรือหยุดขายระหว่างนับ
ผู้ช่วยเภสัชกรนับเองได้ไหม หรือต้องเป็นเภสัชกร
พนักงานหน้าร้านนับได้ แต่ตัวเลขที่นับยังไม่เปลี่ยนสต็อก การตัดสินว่าจะใช้ตัวเลขไหนทำได้เฉพาะผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการ เจ้าของร้านจึงเห็นทุกผลต่างก่อนยอดจะเปลี่ยน
ถ้านับหมุนเวียนแล้ว ยังต้องนับสต็อกประจำปีอีกไหม
ขึ้นกับว่าใครต้องใช้ตัวเลขนั้น ถ้าสำนักงานบัญชีของร้านขอยอดสินค้าคงเหลือ ณ สิ้นปี ให้ถามเขาว่าวิธีนับแบบไหนที่เขารับได้ สิ่งที่การนับหมุนเวียนช่วยได้แน่ ๆ คือ ตัวเลขในระบบใกล้ของจริงตลอดปี การนับปลายปีจึงเจอเรื่องผิดคาดน้อยลง
บริหารร้านยาให้ฉลาดขึ้น
POS คลังสินค้า และการทำตามมาตรฐาน ครบในแพลตฟอร์มเดียว ทดลองใช้ Smart ฟรี 30 วัน (1 สาขา)