สำหรับร้านขายยา สต็อกคือเงินทุนก้อนใหญ่ที่สุดที่จับต้องได้ ถ้าของขาดก็ขายไม่ได้และเสียลูกค้า ถ้าของเกินก็เป็นเงินจมและเสี่ยงหมดอายุ การจัดการสต็อกให้ "แม่น" จึงเป็นทักษะที่ส่งผลต่อกำไรของร้านโดยตรง มากกว่าการตั้งราคาเสียอีก
ปัญหาคือร้านส่วนใหญ่ยังพึ่งความจำ การนับด้วยมือ หรือสเปรดชีตที่ไม่อัปเดตตามการขายจริง บทความนี้สรุปวิธีจัดการสต็อกร้านยาอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ตอนรับสินค้าเข้า การตัดสต็อกอัตโนมัติที่จุดขาย การโอนระหว่างสาขา ไปจนถึงการใช้คำแนะนำจาก AI เพื่อสั่งซื้อให้พอดี
ปัญหาสต็อกที่ร้านยาเจอบ่อย
ก่อนจะแก้ ต้องเห็นปัญหาก่อน ปัญหาสต็อกของร้านยาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากความขี้เกียจ แต่เกิดจากการไม่มีตัวเลขที่เชื่อถือได้ในเวลาจริง เมื่อยอดในระบบไม่ตรงกับของบนชั้น ทุกการตัดสินใจหลังจากนั้นก็ผิดตามไปหมด
- ของขาดตอนลูกค้าต้องการ ทำให้เสียยอดขายและเสียลูกค้าประจำ
- ของเกินและขายช้า กลายเป็นเงินจมและเสี่ยงหมดอายุ
- ยอดในระบบไม่ตรงกับของจริงบนชั้น เพราะไม่ได้ตัดสต็อกทันที
- ไม่รู้ต้นทุนจริงต่อหน่วยเมื่อรับของหลายล็อตหลายราคา
- หลายสาขาต่างคนต่างสั่ง ทำให้บางสาขาของล้น บางสาขาของขาด
ตัดสต็อกอัตโนมัติเมื่อขายที่ POS
หัวใจของสต็อกที่แม่นคือ ทุกครั้งที่ขาย สต็อกต้องลดทันทีโดยไม่ต้องมาคีย์ซ้ำ ในระบบ Curalink เมื่อปิดการขายที่ POS ระบบจะตัดสต็อกและอัปเดตสต็อกอัตโนมัติ ทำให้ยอดคงเหลือตรงกับของจริงตลอดเวลา
POS รองรับการค้นหาสินค้าด้วยบาร์โค้ด รหัส หรือชื่อ เลือกแพ็ก/หน่วยย่อย แบ่งชำระหลายช่องทาง และยังขายแบบออฟไลน์แล้วซิงก์อัตโนมัติเมื่อเน็ตกลับมาได้ จุดสำคัญคือสต็อกถูกตัดจากการขายจริง ไม่ใช่จากการเดา ทำให้รายงานสต็อกและรายงานการขายเชื่อถือได้
- ตัดสต็อกและอัปเดตยอดคงเหลืออัตโนมัติทุกครั้งที่ปิดการขาย
- ค้นหาสินค้าด้วยบาร์โค้ด รหัส หรือชื่อ และเลือกแพ็ก/หน่วยย่อยได้
- ขายออฟไลน์แล้วซิงก์อัตโนมัติเมื่อเครือข่ายกลับมา
- เห็นสถานะสต็อก (มีของ สต็อกต่ำ ของหมด) บนแดชบอร์ด
รับสินค้าและผูกกับใบสั่งซื้อ
สต็อกที่แม่นเริ่มที่ "ต้นทาง" คือตอนรับสินค้าเข้าร้าน (Goods Receipt) ไม่ใช่ตอนนับสต็อกปลายเดือน เมื่อรับของจากซัพพลายเออร์ ควรบันทึกผู้จำหน่าย เลขใบกำกับ จำนวนที่รับจริงเทียบกับที่สั่ง ต้นทุนต่อหน่วย เลขล็อต วันหมดอายุ และตำแหน่งจัดเก็บของแต่ละรายการตั้งแต่ตอนนั้น
Curalink ให้สแกนบาร์โค้ดเพื่อเพิ่มรายการรับเข้าได้รวดเร็ว และถ้าเป็นสินค้าใหม่ก็สร้างทันทีได้ ของที่รับแบบเครดิตจะบันทึกเป็นเจ้าหนี้การค้าพร้อมวันครบกำหนด และบันทึกการชำระเงินได้ในทุกแพ็กเกจ สำหรับร้านที่ใช้ Procurement Hub (ตั้งแต่แพ็กเกจ Plus) ยังเปิดใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ถึงซัพพลายเออร์ แล้วผูกการรับสินค้ากลับไปที่ใบสั่งซื้อ เพื่อดูว่ารับครบหรือยัง
- บันทึกซัพพลายเออร์ เลขใบกำกับ และจำนวนที่รับจริงเทียบกับที่สั่ง
- กรอกต้นทุนต่อหน่วย เลขล็อต วันหมดอายุ และตำแหน่งจัดเก็บต่อรายการ
- สแกนบาร์โค้ดเพิ่มรายการ และสร้างสินค้าใหม่ได้ทันทีหากยังไม่มีในระบบ
- เปิดใบสั่งซื้อ (PO) และผูกการรับสินค้ากลับไปที่ใบสั่งซื้อ (Procurement Hub ตั้งแต่แพ็กเกจ Plus)
โอนสต็อกระหว่างสาขา
ถ้าคุณมีหลายสาขา ปัญหาที่พบบ่อยคือสินค้าตัวเดียวกัน สาขาหนึ่งล้น อีกสาขาขาด การโอนสต็อกระหว่างสาขาช่วยให้ของหมุนเวียนไปยังที่ที่ขายดีกว่า แทนที่จะค้างจนต้องลดราคาหรือหมดอายุ
Curalink รองรับการทำรายการโอนสต็อกระหว่างร้านโดยตรง และเก็บประวัติการเคลื่อนไหวของสต็อกทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการขาย รับเข้า ปรับปรุง หรือโอน ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าของแต่ละชิ้นมาจากไหนและไปไหน
คำแนะนำการสั่งซื้อจาก Stock Intelligence
การสั่งซื้อที่พอดีคือศิลปะที่วัดได้ยากด้วยความรู้สึก สั่งน้อยไปก็ของขาด สั่งมากไปก็เงินจม ส่วน Stock Intelligence (แพ็กเกจ Smart) ช่วยตรงนี้ด้วยการดูตัวเลขจริง แล้วเสนอคำแนะนำการสั่งซื้อพร้อมจำนวนที่ควรสั่ง ให้เจ้าของร้านอนุมัติหรือปฏิเสธได้
นอกจากคำแนะนำการสั่งซื้อ Stock Intelligence ยังรวมแดชบอร์ดตัวชี้วัดสต็อก มูลค่าสต็อกค้าง สินค้าใกล้หมดอายุ และการวิเคราะห์การสูญเสีย ทำให้เจ้าของร้านตัดสินใจเรื่องการสั่งซื้อบนพื้นฐานของข้อมูล ไม่ใช่การเดา
- รับคำแนะนำการสั่งซื้อพร้อมจำนวนที่ควรสั่ง อนุมัติหรือปฏิเสธได้
- ดูมูลค่าสต็อกค้างและสินค้าใกล้หมดอายุในที่เดียว
- วิเคราะห์การสูญเสียและของเสียเพื่อปรับนโยบายการสั่งซื้อ
- กรองข้อมูลตามช่วงเวลา (30 / 90 / 365 วัน) และส่งออกได้
จัดการสต็อกค้าง (dead stock)
สต็อกค้างคือสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวมานาน เป็นเงินทุนที่นอนนิ่งอยู่บนชั้นโดยไม่สร้างรายได้ ปัญหาคือถ้าไม่มีระบบ ร้านมักไม่รู้ตัวจนกระทั่งของใกล้หมดอายุ
ส่วนสต็อกค้างใน Stock Intelligence ช่วยระบุสินค้าที่ขายไม่ออก บอกว่าไม่ได้ขายมากี่วันแล้ว และชี้โอกาสในการโอนไปยังสาขาที่มีความต้องการ เมื่อเห็นสต็อกค้างชัดเจน ร้านก็จัดการได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ เช่น เร่งระบาย โอนสาขา หรือลดปริมาณการสั่งในรอบถัดไป
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมยอดสต็อกในระบบไม่ตรงกับของจริง
สาเหตุหลักคือสต็อกไม่ได้ถูกตัดทันทีที่ขาย หรือไม่ได้บันทึกการรับเข้าและการปรับปรุงอย่างครบถ้วน เมื่อใช้ POS ที่ตัดสต็อกอัตโนมัติทุกการขายและบันทึกการรับสินค้าตั้งแต่ต้นทาง ยอดในระบบจะตรงกับของบนชั้นได้
ควรเริ่มจัดการสต็อกจากตรงไหน
เริ่มที่ต้นทางคือการรับสินค้า (Goods Receipt) บันทึกต้นทุน เลขล็อต และวันหมดอายุให้ครบ จากนั้นให้ POS ตัดสต็อกอัตโนมัติทุกการขาย เพื่อให้มีตัวเลขที่เชื่อถือได้สำหรับการสั่งซื้อรอบถัดไป
ระบบช่วยลดของขาดและของเกินได้อย่างไร
เมื่อสต็อกแม่นในเวลาจริง Stock Intelligence จะเสนอคำแนะนำการสั่งซื้อพร้อมจำนวนที่ควรสั่ง และชี้สต็อกค้างที่ควรเร่งระบายหรือโอนสาขา ทำให้สั่งของได้พอดีขึ้น ลดทั้งของขาดและของเกิน
ร้านหลายสาขาจัดการสต็อกร่วมกันได้ไหม
ได้ ระบบรองรับการโอนสต็อกระหว่างสาขาโดยตรงและเก็บประวัติการเคลื่อนไหวทุกครั้ง ทำให้ย้ายของจากสาขาที่ล้นไปสาขาที่ขาดได้ แทนที่จะปล่อยให้ค้างจนหมดอายุ
บริหารร้านยาให้ฉลาดขึ้น
POS คลังสินค้า และการทำตามมาตรฐาน ครบในแพลตฟอร์มเดียว ทดลองใช้ Smart ฟรี 30 วัน (1 สาขา)