โปรแกรม POS ร้านขายยาทุกตัวดูดีในวันเดโม สแกนบาร์โค้ดได้ ออกบิลได้ มีกราฟยอดขายสวย ๆ ให้ดู ปัญหาจริงมักโผล่ในสัปดาห์ที่สาม ตอนกล่องจากยี่ปั๊วมาพร้อมล็อตใหม่ ตอนเน็ตหลุดช่วงลูกค้าแน่นร้าน หรือตอนต้องพิมพ์บัญชี ขย. ส่งให้เภสัชกรเซ็นแล้วพบว่าข้อมูลไม่ครบ
ร้านขายยาส่วนใหญ่มีโปรแกรมอยู่แล้ว การเลือก POS ใหม่จึงไม่ใช่การซื้อของชิ้นแรก แต่เป็นการย้ายบ้าน บทความนี้ไม่ได้บอกว่าโปรแกรมไหนดีที่สุด แต่รวม 7 เรื่องที่คุณลองด้วยมือตัวเองได้ในวันเดโม ใช้กับโปรแกรมไหนก็ได้ รวมถึงของเรา
ก่อนดูเดโม เขียนสัปดาห์ของร้านคุณลงกระดาษก่อน
คนขายจะพาดูหน้าจอที่สวยที่สุดเสมอ วิธีกันไม่ให้ถูกพาไปไกลคือเขียนงานจริงของร้านไว้ก่อน เช่น เช้าวันจันทร์รับของจากผู้จำหน่ายกี่บิล วันหนึ่งขายกี่บิล มีคนหน้าร้านกี่คน เปิดกี่สาขา ยาควบคุมพิเศษขายบ่อยแค่ไหน และตอนปิดร้านต้องนั่งทำอะไรบ้าง
แล้วถามคนขายให้ทำงานเหล่านั้นให้ดูทีละข้อ ด้วยข้อมูลที่คล้ายร้านคุณ ไม่ใช่ด้วยข้อมูลตัวอย่างที่เตรียมมา ถ้าโปรแกรมไหนตอบไม่ได้ในวันเดโม ก็มักตอบไม่ได้ในวันที่ร้านใช้งานจริง
1. บัญชี ขย. ออกมาจากการซื้อขายจริง หรือต้องจดซ้ำ
ร้านขายยาแผนปัจจุบันต้องทำบัญชีซื้อยา (ขย.9) และบัญชีขายยาตามประเภท (ขย.10 ขย.11 ขย.12) และเก็บไว้ให้ตรวจ โปรแกรม POS ร้านขายยาที่ดีควรสร้างบัญชีเหล่านี้จากการรับสินค้าและการขายที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่ให้คุณกลับมาคีย์ซ้ำอีกรอบตอนเย็น
วิธีทดสอบ: ทำในบัญชีเดโมที่ใช้สินค้าและผู้ซื้อสมมติเท่านั้น ไม่ใช้ข้อมูลผู้ป่วยจริง ให้คนขายรับสินค้าหนึ่งรายการ ขายรายการที่ตั้งเป็นยาควบคุมพิเศษหนึ่งรายการ แล้วพิมพ์บัญชีออกมาดูต่อหน้า ดูว่ามีชื่อผู้ขาย เลขล็อต จำนวน ชื่อผู้ซื้อ และช่องให้เภสัชกรลงลายมือชื่อหรือไม่ ถ้าโปรแกรมบอกว่า "รองรับ GPP" แต่พิมพ์บัญชีให้ดูไม่ได้ ให้ถือว่ายังไม่รองรับ
2. สต็อกแยกตามล็อตและวันหมดอายุ ไม่ใช่แค่ยอดรวม
โปรแกรมขายของทั่วไปนับสต็อกเป็นยอดรวม ยาตัวหนึ่งเหลือ 40 กล่องก็จบ แต่ร้านยาต้องรู้ว่า 40 กล่องนั้นมาจากล็อตไหน หมดอายุเมื่อไร และตัวไหนควรขายก่อน เพราะวันที่มีประกาศเรียกคืนยาสักล็อต คุณต้องตอบได้ภายในไม่กี่นาทีว่ามีอยู่ในร้านกี่กล่อง
วิธีทดสอบ: รับยาตัวเดียวกันสองล็อตที่วันหมดอายุต่างกัน แล้วขายหนึ่งกล่อง ดูว่าโปรแกรมตัดล็อตไหน ล็อตที่หมดอายุก่อนควรออกก่อน แล้วลองค้นหาเลขล็อตนั้นดูว่าขายไปให้ใคร เมื่อไร
3. เน็ตหลุดตอนลูกค้ายืนรอ ยังขายได้ไหม
ร้านที่อยู่ในตลาดหรือตึกแถวเจอเน็ตหลุดเป็นเรื่องปกติ และลูกค้าที่ยืนรอยาไม่รอให้เราเปิดเราเตอร์ใหม่ โปรแกรมต้องขายต่อได้ แล้วส่งบิลขึ้นระบบเองเมื่อเน็ตกลับมา โดยไม่นับบิลซ้ำและไม่ตัดสต็อกสองรอบ
วิธีทดสอบ: ปิด Wi-Fi ระหว่างเดโม ขายสองบิล เปิด Wi-Fi กลับ แล้วดูประวัติการขายว่ามีสองบิลพอดี ไม่ใช่สามหรือสี่
4. ย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิมได้ครบแค่ไหน
ในวันเลือก ถามข้อเดียว: โปรแกรมใหม่อ่านไฟล์ส่งออกจากโปรแกรมเดิมของคุณได้ครบแค่ไหน ทั้งราคา สต็อก เลขล็อต และวันหมดอายุ หรือได้แค่ชื่อสินค้า ขั้นตอนการย้ายจริง ตั้งแต่ส่งออกไฟล์จนถึงวันเลิกใช้โปรแกรมเดิม อยู่ในบทความเรื่องเปลี่ยนโปรแกรมร้านยา
5. วันนี้มีร้านเดียว แต่ปีหน้าอาจมีสาขาที่สอง
ถ้ามีแผนเปิดสาขา ให้ดูตั้งแต่วันนี้ว่าโปรแกรมแยกสต็อกรายสาขาได้ไหม ใช้รายการสินค้าชุดเดียวกันทุกสาขาไหม โอนยาระหว่างสาขาแล้วบัญชีและสต็อกตามไปด้วยไหม และสาขาที่สองคิดเงินเพิ่มเท่าไร การย้ายโปรแกรมตอนมีสามสาขายากกว่าตอนมีร้านเดียวหลายเท่า
6. ใบกำกับภาษีและรายงาน ภ.พ.30 ถ้าร้านจด VAT
ร้านที่รายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือน ถ้าโปรแกรมออกใบกำกับภาษีได้แต่สรุปภาษีขายและภาษีซื้อของเดือนไม่ได้ คุณจะต้องส่งบิลทั้งกองให้นักบัญชีทุกเดือนเหมือนเดิม ถามให้คนขายเปิดรายงานภาษีของเดือนตัวอย่างให้ดู
7. ต้นทุนจริงของโปรแกรมที่บอกว่าฟรี
โปรแกรมทุกตัวมีคนจ่าย ถ้าไม่ใช่ร้าน ก็เป็นโฆษณาที่แสดงในโปรแกรม ค่าธรรมเนียมจากการสั่งซื้อสินค้าผ่านระบบ หรือแพ็กเกจที่ต้องจ่ายเมื่อร้านโตขึ้น ทั้งหมดนี้ไม่ผิด แต่ควรรู้ก่อนตัดสินใจ ไม่ใช่รู้ทีหลัง
คำถามสามข้อที่ควรถามทุกโปรแกรม: รายได้ของผู้ให้บริการมาจากไหน ถ้าวันหนึ่งเลิกใช้ เอาข้อมูลของร้านออกมาได้ไหม และถ้าเพิ่มคนหน้าร้านหรือเพิ่มสาขา ราคาจะเปลี่ยนเป็นเท่าไร ถ้าอยากดูการเปรียบเทียบกับโปรแกรมที่ร้านยาไทยใช้กันมาก มีหน้าเปรียบเทียบที่ระบุแหล่งข้อมูลและวันที่ตรวจไว้แล้ว
Curalink ตอบ 7 เรื่องนี้อย่างไร
เราเขียนเกณฑ์ข้างบนให้ใช้กับโปรแกรมไหนก็ได้ ส่วนนี้คือคำตอบของเราเอง เพื่อให้คุณเอาไปลองเทียบได้
- บัญชี ขย.9 ขย.10 ขย.11 ขย.12 สร้างจากการรับสินค้าและการขาย พิมพ์เป็น PDF หรือ Excel ได้ มีช่องว่างให้เภสัชกรลงลายมือชื่อ ใช้ได้ทุกแพ็กเกจรวมถึง Free
- ทุกการรับสินค้าผูกกับเลขล็อตและวันหมดอายุ ตอนขายตัดล็อตที่หมดอายุก่อนออกก่อน และมีรายการยาที่ถูกเรียกคืนให้ดู
- ขายต่อได้ตอนเน็ตหลุด บิลถูกส่งขึ้นระบบเมื่อเน็ตกลับมา และบิลเดียวกันที่ส่งซ้ำจะไม่ถูกนับสองครั้ง
- หน้านำเข้าไฟล์ให้เลือกโปรแกรมเดิมหรือไฟล์ Excel/CSV คุณอัปโหลดเองและตรวจรายการก่อนยืนยัน
- แพ็กเกจ Free และ Plus ใช้ได้ 1 สาขา ถ้ามีหลายสาขาใช้ Smart (สูงสุด 10 สาขา) หรือ Chain และการโอนสต็อกระหว่างสาขาอยู่ใน Smart
- ใบกำกับภาษีและรายงานภาษีของเดือนใช้ได้ทุกแพ็กเกจ พร้อมส่งให้นักบัญชี
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรม POS ร้านขายยาต่างจาก POS ร้านค้าทั่วไปอย่างไร
POS ร้านค้าทั่วไปนับสต็อกเป็นยอดรวมและออกบิล ส่วน POS ร้านขายยาต้องรู้เลขล็อตและวันหมดอายุของทุกกล่อง แยกประเภทยาตามกฎหมาย และสร้างบัญชี ขย. จากการซื้อขาย ถ้าใช้ POS ทั่วไป งานส่วนหลังนี้จะกลับมาอยู่ที่สมุดและการคีย์ซ้ำตอนเย็น
มีโปรแกรมที่ผ่าน GPP หรือ อย. รับรองไหม
การประเมิน GPP เป็นการตรวจร้าน ไม่ใช่การรับรองโปรแกรม โปรแกรมช่วยให้มีข้อมูลและบัญชีครบพร้อมให้ตรวจ แต่เภสัชกรยังต้องตรวจความถูกต้องและลงลายมือชื่อเอง ระวังโปรแกรมที่โฆษณาว่ารับรองให้ร้านผ่านการตรวจ
ต้องซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่ไหม
ขึ้นกับโปรแกรม โปรแกรมที่ติดตั้งในเครื่องมักผูกกับระบบปฏิบัติการ ส่วน Curalink ทำงานผ่านเบราว์เซอร์ จึงลองบนเครื่องที่ร้านมีอยู่ได้ก่อน ถ้าทำงานได้ดีก็ไม่ต้องซื้อใหม่
บริหารร้านยาให้ฉลาดขึ้น
POS คลังสินค้า และการทำตามมาตรฐาน ครบในแพลตฟอร์มเดียว ทดลองใช้ Smart ฟรี 30 วัน (1 สาขา)